【必見】オフィスサイネージの魅力を徹底解説
会社として社員や工場員に向けて知らせたい情報はどうしていますか。『掲示板にポスターを設置』『社内ポータルサイトに情報掲載』『朝礼やミーティング時に周知徹底』このような方法で情報伝達をしている企業がほとんどでは無いでしょうか。
もちろん、この方法で情報伝達をすることは可能ではあると思いますが、どうしてもその情報に触れる機会が多い人と少ない人が出来てしまい意識づけや情報の平準化にムラが生まれてしまいます。今回はそんなお悩みを解決出来るオフィスサイネージを徹底的にご紹介します。
オフィスサイネージとは
まずオフィスサイネージとはなんなのでしょうか。それはオフィスで使用するデジタルサイネージのことを『オフィスサイネージ』という呼び方をしています。
オフィスサイネージの使い方のひとつとして、エントランスへ設置すれば社員へ向けて情報発信することのみならず来社されるお客様や取引先への会社の魅力をPRするものとして活用することも可能です。
オフィスサイネージ導入で４つのメリット
オフィスサイネージを導入するにあたってメリットとは何か気になりますよね。オフィスサイネージのメリットはズバリ４つあります。
- 1.情報伝達効率のUP
- 2.情報の平準化
- 3.社員へ情報に対する意識づけ
- 4.部署間でのコミュニケーション活性化
もちろん、使用する場所やコンテンツによって他にもっとメリットを生み出すことが出来ますが、少なくとも上記４つのメリットは感じて頂けることでしょう。
では、この４つメリットがあまりピンとこない方に向けてメリット１つずつどういう事なのかを解説します。
1.情報伝達効率のUP
今現在情報伝達ツールで『ポータルサイト』や『メール』を活用されてますか。この『Pull型』の方法では社員自らが情報を拾いに行かなければならず、情報に対する接触回数が少なく見逃されるケースが多発しています。
これをオフィスサイネージを活用し、『Push型』で情報発信をすることで社員が自然に情報を目にする機会を増やすことが出来ます。必達事項はカンタンにまとめてサイネージで表示し、詳しい内容はQRコードを使い従来のポータルサイトへ誘導するなどすれば、社員に向けての情報伝達としてさらに効率が良いと言えるでしょう。
2.情報の平準化
社員と言っても工員やアルバイトの方など、パソコンに向き合うことが少ない人もいますよね。そういった方へ向けて情報を発信するのは難しいと感じませんか。オフィスサイネージであれば、ディスプレイで常に情報を発信出来るのでパソコンと向き合わないような方にも他の社員と同じく、情報提供をすることが可能です。
3.社員へ情報に対する意識づけ
4.グループ全体でのコミュニケーション活性化
社員が会社として何をしているのかを知っていたとしても、部署ごとにどういった成果物や実績などがあるのかは部署同士で見せ合ったりする機会なく、他部署がどういったことをしているのか知らないといったことないでしょうか。オフィスサイネージで部署ごとの実績発表やイベントのお知らせなどを掲載することで、部署間や社員同士のコミュニケーション活性化を促すことが可能です。
オフィスサイネージ導入でするべきこと
オフィスサイネージの魅力は上記で少しでも理解していただけましたでしょうか。次にオフィスサイネージ導入で必ずしなければならないことをご説明します。しなければいけないことは以下の通りです。
- オフィスサイネージの設置場所選定
- オフィスサイネージ管理者の選任
- コンテンツ制作者の選任
- 各部署の代表者を決める
- 会社全体での取り組みと意識する
結構、やることはいっぱいですよね。ですが、オフィスサイネージを有効的に長期に渡って使用していくにはしっかりとした組織づくりも必要です。
オフィスサイネージの設置場所選定
オフィスサイネージを誰に見せるかで変わってくる部分です。来訪者だけなのか、来訪者と社員なのか、社員のみなのかで設置場所は決める事が出来るでしょう。一つ注意していただきたい事としては必ず人通りが多い場所に設置してください。人が全然通らないような場所でしか使用しないのであれば、そもそもオフィスサイネージの採用自体を再検討したほうが良いでしょう。
オフィスサイネージ管理者の選任
オフィスサイネージを設置したから使えるというものではありません。必ず管理者が必要となります。社員にどういった情報を見せたいか、その為にはどういったコンテンツを配信していくのかなどを責任を持って対応することになりますので、管理者が必要なのです。PANELIZEでは、サイネージ管理がとてもしやすい管理システムとなっていますので、一人で何十台のサイネージを一括管理できますが、導入初期の段階では一旦２〜３名で管理してみても良いかもしれません。
コンテンツ制作者の選任
コンテンツ制作者と管理者を兼任させようと考えてませんか。これは長期運用を考えているのであれば、複数人いるチームに対応させるのであれば問題ありませんが、一人に兼任させるのであればオススメ出来ません。
コンテンツ制作はクリエイティブ要素も必要になってくる重たい仕事ですので、見せたい内容などが決まっていたとしても見やすいデザインやサイネージに適したコンテンツ作りは素人では大変な作業となるのです。ですので、コンテンツ制作の選任担当者を配置してクリエイティブに集中させる必要があるでしょう。
ただ、クリエイティブに精通した社員が不足していると言われている現状では、選任が難しいことでしょう。そういった場合は、弊社でもご案内していますWebページを活用したコンテンツもございます。
EXCELやCSVファイルに入力されたデータを吸い上げて、Webページで表示する方法があり、PANELIZEではWebページ表示が可能です。専用のWebページですと、内容にもよりますがおおよそ20万円〜かかりますが、一度作ってしまえば半永久的に使用出来ることや、リアルタイムで表示内容が変わることを考えると安いです。
こちらにサンプルがございますので、ご覧ください。（PANELIZE for Office）
各部署の代表者を決める
オフィスサイネージのメリットとして、部署間のコミュニケーション活性化をあげてますが各部署が他部署の社員へどのような情報を共有したいのかを決める為に代表者を決める必要があります。
各部署の代表者から載せたい情報の取り決めや、他部署で配信したコンテンツを見てフィードバッグを行うなど、オフィスサイネージをブラッシュアップしていくには会社のあらゆる社員を関わらせることが大切と言えるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はオフィスサイネージの魅力とやるべきことについて解説させていただきました。オフィスサイネージで大切なことはコスト面ももちろん重要ではありますが、しっかりとしたサポートがあるかどうかも含めてご検討ください。
弊社では導入前から使い方や導入までの手順や社内体制づくりに対してもサポート致しております。詳しい内容について知りたい方は是非、お問合せページよりご連絡ください。
オフィスサイネージを活用して更なる会社発展に繋げていきましょう。
